Empresários bem sucedidos compreendem a importância da gestão do negócio como um todo.

É muito comum que um empresário, ao abrir seu pequeno negócio, saia procurando “um programinha” focado na emissão de cupons fiscais ou NF-e. Essa fala é recorrente tem raízes profundas, de um lado na rejeição que as pessoas mais simples têm às coisas que veem como complicadas e, de outro, no desconhecimento das reais implicações de se manter um negócio próprio, em qualquer segmento de mercado.

Uma pequena loja de varejo, uma pequena distribuidora ou uma pequena indústria, a rigor, são empresas que requerem tanto zelo administrativo quanto uma empresa grande. Diferem-se apenas na diversidade dos produtos ou serviços e na escala de venda.

Isto remete a dois aspectos da gestão:

  1. Automação: É quando você coloca em um sistema computacional atividades recorrente do negócio como, por exemplo, fazer orçamentos, anotar pedidos e processar o fechamento da venda, emitir boletos bancários etc.. Geralmente visa agilizar, fazer com mais precisão e/ou com mais segurança, o que se poderia fazer manualmente.
  2. Informatização: É quando você passa a utilizar a informação sistematizada para tomar as decisões ou agilizar providências que, de modo analógico (manual, mental), demandariam mais tempo e com a possibilidade de  tomar medidas erradas.

A maioria do que os empreendedores chamam de “programinhas”, geralmente visando algo de baixo custo de aquisição, não são muito mais que isso. Agem apenas no nível da automação, seja facilitando o processamento dos pedidos, seja formalizando a emissão da NF-e junto à SEFAZ, seja agilizando a emissão de boletos ou, talvez, o registro de recebimento via arquivos CNAB.

O que uma empresa necessita, considerando a necessidade de liquidez e rentabilidade dos negócios é a informatização. É a partir dela que se consegue equacionar o andamento da empresa toda, considerando que a informatização age diretamente na administração de modo amplo, fornecendo os conteúdos necessários à inteligência do administrador.

A professora de Harvard, S. ZUBOFF¹, já em 1994, apontava para a tendência de mercado de que “[…] mesmo quando uma dada aplicação visa a automatizar, ela simultaneamente gera informações sobre os processos que estão por trás e através dos quais uma organização realiza seu trabalho“. Nas palavras do SEBRAE², “a informatização das empresas faz parte de um processo maior de automação dos serviços, onde dados são transformados em informações valiosas.”

Na hora de efetuar um bom planejamento financeiro, escolher entre comprar a mercadoria ou matéria prima Y, elaborar as tabelas de preços, pensar em promoções ou liquidações, o empresário precisa de informações estruturadas, organizadas previamente, sem necessidade de garimpos complexos ou subterfúgio de planilhas de cálculo dispersas. Mas somente sistemas mais completos disponibilizam essas informações prático.

Dashboard Centurion: adaptável e intuitivo.

Ao escolher um software para a empresa verifique se, além das tarefas mais imediatas do front-end da empresa, se ele fornece as informações de retaguarda, administração das compras, da produção, dos cenários financeiros a médio prazo, planejamento das despesas recorrentes e classificação das contas a pagar e a receber por categoria.

É vital que o empreendedor tenha isso tudo em mãos pois, no dia a dia, o tempo é escasso e um pequeno vacilo ou decisão errada pode ser difícil de recuperar depois. E sua empresa, já possui o sistema de que você precisa para administrar bem?

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REFERÊNCIAS:

(1) ZUBOFF, S. Automatizar/informatizar: as duas faces da tecnologia inteligente. (Trad. Ângelo Soares). RAE-Revista de Administração de Empresas, vol. 34, n. 6. São Paulo : FGV, 1994. Disponível em: http://www.fgv.br/rae/artigos/revista-rae-vol-34-num-6-ano-1994-nid-44839/.

(2) SEBRAE Nacional. Automação de serviços nos pequenos negócios. Brasília : Sebrae, 2019. disponível em: http://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/artigos/artigoshome/automacao-de-servicos-nos-pequenos-negocios,d13837b644134410VgnVCM2000003c74010aRCRD